Queste domande funzionano dopo aver collegato il gestionale all’assistente: senza collegamento Claude, ChatGPT, Copilot e Gemini non vedono i tuoi dati. Le abbiamo scritte come le scriverebbe una persona in ufficio, con nomi d’esempio (Alfa Srl, articolo X, commessa 1045) da sostituire con quelli veri.
Come si legge questa lista?
- Domanda: come la scriveresti all’assistente. Cambia periodo, cliente, articolo come ti serve.
- Dati che servono: gli archivi da cui l’assistente deve leggere. Se un dato non viene registrato, nessun assistente può ricavarlo, e non deve inventarlo.
- Da decidere prima: la definizione da concordare una volta sola, per esempio quale costo usare per il margine o quando un cliente è inattivo. Va scritta nelle istruzioni dell’assistente, così la risposta si calcola sempre allo stesso modo.
- (bozza): la domanda produce un documento da controllare. Non scrive nulla nel gestionale.
Direzione: 10 domande
| N. | Domanda | Dati che servono | Da decidere prima |
|---|---|---|---|
| 1 | Come vanno fatturato e margine di questo mese rispetto allo stesso mese dell’anno scorso? | fatture di vendita, costi degli articoli venduti | quale costo usare per il margine |
| 2 | Quali sono i 10 clienti cresciuti di più quest’anno, e i 10 calati di più? | fatture per cliente, ultimi due anni | fatturato al netto delle note di credito? |
| 3 | Quanto portafoglio ordini abbiamo per i prossimi tre mesi, per mese di consegna? | ordini clienti aperti, date di consegna | data richiesta o data confermata |
| 4 | Quanto incassiamo e quanto paghiamo nelle prossime 8 settimane? | scadenzario clienti e fornitori | come trattare gli scaduti |
| 5 | Quanto pesano i primi 5 clienti sul fatturato dell’anno? | fatture per cliente | società dello stesso gruppo: uno o più clienti |
| 6 | Quanto vale il magazzino oggi e com’è cambiato da inizio anno? | giacenze, movimenti, valorizzazione | criterio di valorizzazione |
| 7 | Quali linee di prodotto hanno perso margine negli ultimi 12 mesi? | righe fattura, costi, famiglie di articoli | come raggruppare gli articoli |
| 8 | Quanti giorni passano in media tra ordine e consegna, per linea di prodotto? | ordini clienti, documenti di trasporto | da quale data si conta |
| 9 | Quali offerte sopra i 10.000 euro sono ancora aperte, e da quanto? | offerte, stato, date | quando un’offerta è persa |
| 10 | Preparami il riepilogo del lunedì: vendite, ordini, incassi e scaduti della settimana scorsa (bozza) | fatture, ordini, incassi, scadenzario | quali numeri, in che formato |
Commerciale: 10 domande
| N. | Domanda | Dati che servono | Da decidere prima |
|---|---|---|---|
| 1 | Cosa ha comprato Alfa Srl negli ultimi 12 mesi, per famiglia di prodotto? | righe fattura, famiglie di articoli | — |
| 2 | Quali clienti non ordinano da più di 90 giorni ma l’anno scorso ordinavano ogni mese? | ordini o fatture per cliente | soglia di cliente inattivo |
| 3 | Quali ordini aperti dei miei clienti hanno una consegna confermata oltre la data richiesta? | ordini, date richieste e confermate | — |
| 4 | Che prezzo netto abbiamo fatto a Beta Spa sull’articolo X nelle ultime tre vendite? | righe fattura, sconti applicati | — |
| 5 | Quali offerte ho fatto questo mese e quali sono diventate ordini? | offerte, ordini, collegamento tra i due | come si collega un’offerta al suo ordine |
| 6 | Come sto rispetto al budget, per cliente e per mese? | fatture, budget (spesso un file Excel) | dove sta il budget e chi lo aggiorna |
| 7 | Quali clienti comprano il prodotto A ma non hanno mai comprato il prodotto B? | righe fattura per cliente | — |
| 8 | Prepara un’offerta per Gamma Srl con i prezzi del suo listino per questi cinque articoli (bozza) | listini, condizioni del cliente, modello di offerta | modello e testo standard |
| 9 | Domani vedo Delta Srl: ordini aperti, ultimi reclami, scaduto | ordini, reclami, scadenzario | dove si registrano i reclami |
| 10 | Quanto ho maturato di provvigioni questo trimestre? | fatture, incassi, tabelle provvigionali | provvigione sul fatturato o sull’incassato |
Acquisti e magazzino: 10 domande
| N. | Domanda | Dati che servono | Da decidere prima |
|---|---|---|---|
| 1 | Quali articoli sono sotto scorta minima e non hanno un ordine fornitore in corso? | giacenze, scorte minime, ordini fornitori | le scorte minime sono aggiornate? |
| 2 | Cosa arriva questa settimana, per fornitore e per giorno? | ordini fornitori, date confermate | — |
| 3 | Quali ordini a fornitore sono in ritardo rispetto alla data confermata? | ordini fornitori, conferme, entrate merce | — |
| 4 | Com’è cambiato nell’ultimo anno il prezzo d’acquisto dei 20 articoli che compriamo di più? | fatture o carichi d’acquisto | prezzo con o senza trasporto |
| 5 | Per quali articoli abbiamo un solo fornitore? | anagrafica articoli–fornitori, acquisti | — |
| 6 | Quali articoli non hanno movimenti da 12 mesi, e quanto valgono? | movimenti di magazzino, valorizzazione | quali movimenti contano (resi, rettifiche) |
| 7 | Quante settimane di copertura abbiamo sull’articolo X, ai consumi degli ultimi tre mesi? | giacenza, impegni, consumi o vendite | periodo di riferimento |
| 8 | Quali differenze inventariali abbiamo registrato quest’anno, per magazzino? | rettifiche di magazzino, causali | — |
| 9 | Prepara la proposta di riordino per il fornitore Beta, rispettando i minimi d’ordine (bozza) | scorte, consumi, condizioni del fornitore | regola di riordino |
| 10 | Quali fornitori hanno consegnato in ritardo più spesso negli ultimi sei mesi? | ordini fornitori, date confermate, entrate merce | da quanti giorni è ritardo |
Amministrazione e credito: 10 domande
| N. | Domanda | Dati che servono | Da decidere prima |
|---|---|---|---|
| 1 | Quali clienti hanno fatture scadute da più di 60 giorni, con importo e ultimo sollecito? | scadenzario, solleciti | dove si registrano i solleciti |
| 2 | Prepara i solleciti per gli scaduti oltre 30 giorni, uno per cliente (bozza) | scadenzario, anagrafiche, contatti | testo del sollecito, chi lo invia |
| 3 | Quali clienti sono oltre il fido e hanno ordini in consegna? | fidi, esposizione, ordini aperti | come si calcola l’esposizione |
| 4 | In quanti giorni ci pagano i clienti, in media, quest’anno? | fatture, incassi | metodo di calcolo |
| 5 | Quali fatture fornitori scadono nei prossimi 15 giorni, per banca di pagamento? | scadenzario fornitori, banche | — |
| 6 | Quanto abbiamo fatturato e acquistato questo mese, per aliquota IVA? | registri IVA | — |
| 7 | Quali incassi aspettiamo questa settimana, e su quale banca? | scadenzario, banche d’appoggio | — |
| 8 | Quante note di credito abbiamo emesso quest’anno, e per quali motivi? | note di credito, causali | le causali vengono registrate? |
| 9 | Ci sono fatture fornitori con lo stesso numero e lo stesso importo registrate due volte? | fatture d’acquisto | — |
| 10 | Qual è la posizione di Alfa Srl: fatturato, scaduto, a scadere, fido, ultimi pagamenti? | scadenzario, fidi, incassi | — |
Produzione: 10 domande
| N. | Domanda | Dati che servono | Da decidere prima |
|---|---|---|---|
| 1 | Quali ordini di produzione dovevano chiudersi questa settimana e sono ancora aperti? | ordini di produzione, avanzamento | — |
| 2 | Cosa manca per chiudere la commessa 1045: materiali, fasi, collaudo? | commessa, distinta base, avanzamento, giacenze | — |
| 3 | Quali componenti mancano per gli ordini di produzione della prossima settimana? | distinte base, giacenze, ordini di produzione | le distinte sono aggiornate? |
| 4 | Se l’articolo X arriva con due settimane di ritardo, quali commesse si fermano? | distinte base (dove è usato), ordini, impegni | — |
| 5 | Quante ore abbiamo registrato sulla commessa 1045 rispetto al preventivo? | ore per fase, preventivo | le ore si registrano per commessa? |
| 6 | Che carico ha il reparto saldatura nelle prossime quattro settimane rispetto alla capacità? | cicli di lavoro, ordini, calendari, capacità | capacità per reparto |
| 7 | Quanti scarti abbiamo avuto questo mese, per articolo e per causa? | avanzamento, scarti, causali | elenco delle cause |
| 8 | Quali articoli hanno avuto un costo consuntivo sopra lo standard nell’ultimo trimestre? | costi standard, consuntivi | come si calcola il consuntivo |
| 9 | Quanti fermi macchina abbiamo registrato questo mese, e per quale causa? | registrazioni dei fermi | i fermi vengono registrati? |
| 10 | Quali ordini clienti rischiano di slittare per mancanza di materiale? | ordini clienti, distinte, giacenze, ordini fornitori | orizzonte di controllo |
Esempi più legati al settore sono nelle pagine su ingrosso e distribuzione, manifattura e studi commercialisti.
Come capisci se una risposta è giusta?
- Chiedi da dove viene. «Da quali dati e con quali filtri l’hai calcolato?» Un assistente configurato bene lo scrive da solo in fondo a ogni risposta: periodo, archivio, filtri.
- Fai la controprova. Confronta tre risposte con un report che usi già. Se tornano, le altre domande dello stesso tipo si reggono sulla stessa logica.
- Cerca prima la definizione, poi il calcolo. Quando un numero non torna, spesso il problema è una definizione: fatturato con o senza note di credito, data d’ordine o di consegna, costo medio o ultimo costo. Si corregge una volta, nelle istruzioni dell’assistente.
Cosa conviene non chiedere, almeno all’inizio?
- Dati che nessuno registra. Il motivo di un’offerta persa, se non c’è un campo per scriverlo; i tempi reali di una fase, se l’avanzamento si segna a fine settimana.
- Previsioni presentate come certezze. L’assistente può proiettare un andamento, ma è una stima e deve dirlo.
- Scritture nel gestionale. Inserire ordini, cambiare prezzi o anagrafiche. Di serie il collegamento è in sola lettura; la scrittura si attiva solo su richiesta, con un passaggio di approvazione.
- Dati del personale. Presenze, stipendi, valutazioni: meglio fuori dal primo progetto, perché richiedono permessi e valutazioni a parte (ne parliamo nella pagina sicurezza).
Come si usano nel programma pilota?
Nel programma pilota queste 50 domande fanno parte della formazione: due sessioni con il team, ognuno con le domande del proprio ruolo. Al kickoff ne scegliamo 10, da questa lista o scritte da te: sono le domande della garanzia, che devono ricevere risposte corrette entro 21 giorni dall’accesso ai dati. Le fasi sono descritte nel metodo.
Le domande che fai ogni settimana, come il riepilogo del lunedì, possono diventare report automatici: alcuni esempi sono nella guida alle automazioni AI collegate al gestionale.