In un’azienda di distribuzione le stesse domande girano ogni giorno tra banco, magazzino, agenti e amministrazione. La risposta di solito richiede una stampa del gestionale, un filtro in Excel o una telefonata a chi sa dove guardare. Qui trovi quali domande si possono fare all’assistente, quali dati servono e dove di solito ci si inciampa.
Quali domande fa ogni giorno chi lavora nella distribuzione?
| Tema | Domanda d’esempio | Dati che servono | Dove si inciampa |
|---|---|---|---|
| Giacenze su più magazzini | Quanti pezzi dell’articolo 4410 ho disponibili in tutti i magazzini, tolti gli impegni? | giacenze per magazzino, impegni da ordini clienti, ordinato a fornitore | magazzini in conto deposito o in conto visione: dentro o fuori? |
| Inevasi | Quali righe d’ordine sono inevase da più di 10 giorni, e perché? | ordini clienti, date richieste, disponibilità | il «perché» c’è solo se qualcuno lo registra |
| Ordini fornitori | Cosa arriva dal fornitore Beta la settimana prossima, e quanto è già promesso ai clienti? | ordini fornitori, date confermate, impegni | date di conferma non aggiornate |
| Listini e scontistiche | Che prezzo netto ha oggi Alfa Srl sull’articolo 4410, da quale listino e con quali sconti? | listini, condizioni per cliente e per gruppo, promozioni | sconti in cascata (per esempio 10+5) e priorità tra condizioni |
| Scaduti | Quali clienti dell’agente 12 hanno scaduti oltre 30 giorni e ordini in preparazione? | scadenzario, partite aperte, ordini, anagrafica agenti | incassi registrati in ritardo |
| Margini | Margine di ottobre per cliente, solo sui clienti dell’agente 12 | righe fattura, costi degli articoli, provvigioni | quale costo usare (vedi sotto) |
| Rotazione | Quali articoli girano meno di due volte l’anno, e quanto capitale tengono fermo? | movimenti di magazzino, valorizzazione | resi e rettifiche inventariali che falsano i movimenti |
Altre domande, ordinate per ruolo, sono nelle 50 domande pronte per commerciale, acquisti e magazzino.
Cosa vede un agente di commercio, e cosa no?
Quali miei clienti hanno ordini fermi per merce che non c’è, e quando arriva?
Tre ordini fermi per mancanza di merce. Per Beta Spa non c’è ancora un ordine al fornitore: conviene avvisare gli acquisti.
| Alfa Srl · guanti nitrile M, 40 conf. | arrivo confermato 21/11 |
|---|---|
| Beta Spa · carta 2 veli, 120 rotoli | nessun ordine al fornitore |
| Gamma Snc · detergente 5 l, 12 pz | arrivo confermato 19/11 |
Fonte: ordini clienti, giacenze, ordini fornitori · solo clienti dell’agente
L’agente è il caso più chiaro di accesso personale. Si collega con il proprio utente e il connettore applica la regola «agente → clienti assegnati»: vede ordini, prezzi, scaduti e margini dei suoi clienti, non quelli dei colleghi. Se il gestionale gestisce già questa regola, si usa quella. Se il collegamento passa da viste o esportazioni, la ricostruiamo nel connettore e la verifichi tu prima di partire. Ogni domanda resta nel registro, con nome e data.
Molte di queste domande nascono fuori ufficio. Claude, per esempio, usa gli stessi connettori sul web, nell’app desktop e nell’app per telefono [Anthropic]; per gli altri assistenti lo verifichiamo sul piano che usi.
Quale costo usi per calcolare il margine?
«Quanto guadagno su Alfa Srl?» sembra una domanda semplice. La risposta cambia con il costo che metti sotto:
| Costo | Cosa racconta | Quando inganna |
|---|---|---|
| Costo medio ponderato | quanto ti è costata in media la merce in magazzino | se i prezzi d’acquisto salgono in fretta, il margine sembra migliore di quello che avrai al prossimo riordino |
| Ultimo costo d’acquisto | quanto pagheresti oggi | un acquisto urgente o in offerta sposta il margine di tutto l’articolo |
| Costo standard | il costo deciso a inizio anno | se non lo aggiorni, misura la distanza dallo standard, non il guadagno |
| Prezzo di listino del fornitore | il punto di partenza prima dei tuoi sconti d’acquisto | ignora premi di fine anno e sconti fuori fattura |
Poi ci sono le voci che il gestionale spesso non attribuisce alla riga: trasporto, provvigioni, premi dai fornitori. Decidi tu quali includere, e l’assistente lo scrive in ogni risposta («margine su costo medio ponderato, provvigioni escluse»). È una delle definizioni da fissare al kickoff, insieme alle 10 domande concordate.
Come si collega il gestionale di un distributore?
Dipende dal software, e quando il produttore ha già fatto il lavoro lo diciamo per primi. Business Central online ha un server MCP ufficiale, in sola lettura con la configurazione predefinita [Microsoft]; Odoo 20 ne ha uno integrato in ogni database [Odoo]. Se usi uno dei due e ti basta interrogare quel sistema, parti da lì.
Un lavoro su misura serve quando le domande attraversano più sistemi (gestionale, software del magazzino, listini in Excel), quando i permessi per agente vanno costruiti, o quando il gestionale gira in azienda in una versione senza connettore. Per i singoli gestionali: Passepartout Mexal, Zucchetti, TeamSystem, SAP Business One, Business Central, Odoo.
Quanto devono essere freschi i dati?
Non tutte le domande hanno bisogno di dati al minuto. Deciderlo prima sceglie anche la strada tecnica: lettura diretta per i dati che cambiano spesso, esportazione notturna per gli altri.
| Dato | Aggiornamento che serve | Perché |
|---|---|---|
| Giacenze e impegni | in tempo reale o quasi | chi promette merce al telefono deve vedere quella vera |
| Ordini clienti e fornitori | più volte al giorno | inevasi e arrivi cambiano durante la giornata |
| Scadenzario e incassi | una volta al giorno | gli incassi si registrano a cadenza |
| Margini e rotazione | anche dalla notte prima | si leggono su settimane e mesi |
Cosa non deve fare l’assistente in un’azienda di distribuzione?
- Non ordina ai fornitori e non cambia prezzi. La proposta di riordino o un listino aggiornato sono bozze che una persona controlla e registra. La scrittura nel gestionale si attiva solo su richiesta, con un passaggio di approvazione.
- Non inventa il motivo di un inevaso. Se nessuno lo registra, la risposta giusta è «motivo non registrato».
- Non sistema i dati. Unità di misura incoerenti tra pezzi e confezioni, articoli doppi, clienti duplicati: le anomalie che emergono te le elenchiamo, correggerle nel gestionale resta a voi.
Come si parte?
Nel programma pilota concordiamo 10 domande al kickoff e prepariamo tre report automatici del lunedì, in PowerPoint ed Excel, sui numeri che scegli: per un distributore, per esempio, inevasi della settimana, scaduti per agente, articoli sotto scorta. Accessi personali, sola lettura e registro sono descritti nella pagina sicurezza.