Il lavoro è lo stesso per un gestionale in cloud, un AS/400 o un programma fatto in casa: cambia la strada tecnica, non le fasi. Per ognuna trovi cosa facciamo noi, cosa serve da te e cosa ottieni alla fine.
-
Chiamata e inventario del software
Capiamo quali programmi usate, dove girano e cosa vorreste chiedere. Ti diciamo se e come si collegano, prima di qualsiasi preventivo.
-
Accesso e connettore in sola lettura
Il tuo IT o il rivenditore apre un accesso in sola lettura; noi costruiamo il connettore, in UE, con accesso personale e registro.
-
Assistente configurato e report
Colleghiamo il connettore all’assistente che usate già, scriviamo le istruzioni aziendali e prepariamo i report del lunedì.
-
Formazione e misura
Due sessioni con il team, 50 domande per ruolo, verifica delle 10 domande concordate e misura delle ore perse, prima e dopo.
Fase 1: cosa ti chiediamo nella prima chiamata?
Ci servono cinque informazioni, anche approssimative:
- quali programmi usate (gestionale, CRM, contabilità, software su misura), con la versione se la conosci;
- dove girano: server in azienda, cloud del produttore, AS/400;
- chi li assiste: il produttore, un rivenditore, un programmatore interno;
- quale assistente AI usate e con quale piano (Claude Team, ChatGPT Business, Microsoft 365 Copilot, Gemini Enterprise…), oppure se non l’avete ancora scelto;
- tre o quattro domande che oggi vi costano troppo tempo.
Ottieni una risposta scritta: si può collegare o no, con quale strada (API, viste in sola lettura, esportazioni), cosa va chiesto al produttore o al rivenditore, cosa resta fuori. Se un sistema non si può collegare in modo pulito, lo sai qui, non a lavoro iniziato.
Se decidi di partire, la fase si chiude con il kickoff. Concordiamo le 10 domande della garanzia, fissiamo le definizioni che servono (quale costo usare per il margine, quando un credito è scaduto) e facciamo la prima misura del tempo che il team passa a cercare dati.
Fase 2: chi deve fare cosa per l’accesso ai dati?
| Attività | Noi | Tu, il tuo IT o il rivenditore |
|---|---|---|
| Accesso al software | indichiamo quali dati servono e in che forma | create un utente in sola lettura, una chiave API o un’esportazione pianificata |
| Licenza del produttore | verifichiamo cosa permette | confermate con il rivenditore viste e moduli API |
| Collegamento di rete | proponiamo il percorso più stretto possibile | il vostro IT lo approva e lo apre |
| Connettore | lo costruiamo e lo facciamo girare in UE, a Francoforte, con accesso personale e registro | — |
| Documenti privacy | prepariamo l’accordo di trattamento (DPA), la voce per il registro dei trattamenti e il registro degli accessi | il titolare o il DPO li approva e li conserva |
Gli assistenti raggiungono il connettore dal cloud del loro fornitore: Anthropic, per esempio, pubblica l’intervallo di indirizzi da cui partono le connessioni di Claude [Anthropic]. Il percorso tra il connettore e il tuo server si concorda con il tuo IT, caso per caso.
Il connettore e i suoi registri stanno in UE. L’assistente poi tratta i dati che legge secondo il piano e le condizioni del suo fornitore, che possono prevedere la conservazione fuori UE: lo spieghiamo assistente per assistente nella pagina sicurezza.
I 21 giorni del pilota partono qui: dal momento in cui abbiamo accesso ai dati, non dalla firma.
Fase 3: cosa trovi pronto nell’assistente?
Il connettore aggiunto, da chi può farlo. Ogni assistente ha la sua regola, quindi serve la persona che amministra il piano:
- su Claude Team solo gli Owner e i Primary Owner aggiungono connettori personalizzati [Anthropic], poi ogni membro si collega con il proprio account [Anthropic];
- su ChatGPT Business solo amministratori e owner creano e pubblicano il plugin per un server MCP personalizzato [OpenAI · da verificare];
- in Microsoft 365 Copilot i plugin MCP funzionano dentro agenti dichiarativi, non da soli nella chat principale [Microsoft]: prepariamo l’agente;
- in Gemini Enterprise un amministratore deve prima togliere un vincolo delle policy dell’organizzazione [Google Cloud].
Le istruzioni aziendali. Il glossario (sigle, nomi dei magazzini, codici interni), le definizioni fissate al kickoff, un modello di risposta che riporta sempre fonte e periodo, i modelli di documento che usate.
Tre report settimanali automatici. Ogni lunedì, in PowerPoint ed Excel, sui numeri che scegli tu.
La prova delle 10 domande. Le facciamo noi per primi e confrontiamo le risposte con i report che usate già. Per ogni domanda, il controllo con cui confrontarla si decide al kickoff.
Fase 4: come capisci se funziona?
Formazione. Due sessioni con il team. Ogni ruolo lavora sulle proprie domande, prese dalle 50 domande pronte, divise per ruolo: come si chiede, come si verifica una risposta, cosa non chiedere.
Misura. È l’audit delle ore perse: prima di iniziare misuriamo dove il team perde tempo a cercare dati, poi ripetiamo la stessa misura con lo stesso metodo. Non promettiamo percentuali di risparmio in anticipo: ti diamo i tuoi numeri, prima e dopo.
Garanzia. Le 10 domande concordate devono ricevere risposte corrette entro 21 giorni dall’accesso ai dati. Altrimenti ti rimborsiamo il costo di attivazione.
Dopo il pilota: cosa succede?
Il servizio continua con un canone mensile, con disdetta a 30 giorni. Il collegamento resta in sola lettura; la scrittura nel gestionale si attiva solo se la chiedi, con un passaggio di approvazione. Altri software o altri reparti si aggiungono con lo stesso metodo, ripartendo dalla fase 1.
Prendiamo al massimo 5 aziende a trimestre. Le condizioni sono nella pagina del programma pilota.
Cosa non serve?
- Nessuna migrazione. Il gestionale resta quello che è, dove è.
- Nessun nuovo strumento per il team. Si usa l’assistente che avete già; se non l’avete ancora scelto, il confronto tra gli assistenti aiuta a decidere.
- Nessuna scrittura nel gestionale senza una tua richiesta.