Qui per automazione intendiamo un compito che si ripete, parte dai dati del gestionale e finisce in un risultato pronto da usare: un file, una bozza, un elenco di cose da fare. Non trovi chatbot per i clienti né robot che cliccano al posto tuo. Per ognuna delle quindici trovi i dati che servono, la frequenza, chi la usa, il rischio e il punto in cui deve intervenire una persona.
Quattro livelli di automazione, dal più sicuro
| Livello | Cosa produce | Esempio | Chi controlla |
|---|---|---|---|
| 1. Risposta | Una risposta in chat, quando qualcuno chiede | “Quanto ha fatturato Alfa Srl quest’anno?” | Chi ha fatto la domanda |
| 2. Documento | Un file Excel, PowerPoint, Word o PDF | Il report del lunedì | Chi lo riceve, sui numeri chiave |
| 3. Bozza | Un testo o un documento da approvare, mai inviato da solo | Lettera di sollecito, proposta d’ordine al fornitore | Una persona approva e invia |
| 4. Scrittura | Una registrazione nel gestionale | Ordine al fornitore inserito | Approvazione esplicita per ogni scrittura, con registro |
Gli assistenti producono già documenti veri: Claude, per esempio, crea fogli Excel, presentazioni PowerPoint, documenti Word e PDF [Anthropic]. Sulle scritture, i principali assistenti chiedono conferma: ChatGPT richiede una conferma manuale prima di qualsiasi azione di scrittura [OpenAI], Microsoft 365 Copilot, di serie, la chiede per gli strumenti che modificano dati [Microsoft], Gemini Enterprise di serie la chiede per ogni azione [Google Cloud]. La specifica MCP raccomanda che ci sia sempre una persona in grado di negare l’esecuzione di uno strumento [Model Context Protocol].
La regola che proponiamo: si parte dai livelli 1 e 2, e si sale solo quando i numeri si sono dimostrati affidabili per qualche settimana.
Le automazioni periodiche possono partire in due modi: qualcuno le lancia con una frase il lunedì mattina, oppure un processo pianificato accanto al connettore prepara il file e lo deposita in una cartella condivisa. La seconda strada non dipende da chi se ne ricorda.
Per la direzione
| Automazione | Dati dal gestionale | Quando | Chi la usa | Rischio e controllo umano |
|---|---|---|---|---|
| 1. Report del lunedì | Fatturato e ordini acquisiti della settimana, portafoglio ordini, scaduti clienti, giacenza valorizzata | Ogni lunedì mattina | Titolare, direzione | Basso, sola lettura. Nelle prime settimane qualcuno confronta tre o quattro numeri con le stampe del gestionale; ogni cifra riporta data e ora di estrazione. |
| 2. Consuntivo mensile con commento | Contabilità generale e analitica, budget (spesso un Excel fuori dal gestionale) | Ogni mese, dopo la chiusura | Direzione, controller | Medio: un mese non chiuso dà numeri parziali. Il controller approva il commento prima che circoli; il file dichiara a che data è aggiornata la contabilità. |
| 3. Margini per cliente, articolo e agente | Righe fattura, costi standard o ultimo costo d’acquisto, provvigioni | Ogni trimestre o a richiesta | Direzione, responsabile commerciale | Medio: il margine cambia a seconda del costo usato. Il criterio si decide una volta, per iscritto, e compare in testa al report. |
Per il commerciale
| Automazione | Dati dal gestionale | Quando | Chi la usa | Rischio e controllo umano |
|---|---|---|---|---|
| 4. Preventivo da listino in bozza | Listini, scontistiche per cliente, anagrafica articoli, disponibilità a magazzino | A richiesta | Commerciali interni | Alto, perché un prezzo sbagliato arriva al cliente. Prezzi e sconti si leggono dal listino, non li calcola l’assistente; il commerciale controlla e invia. |
| 5. Scheda cliente prima della visita | Fatturato degli ultimi 24 mesi, articoli acquistati, ordini aperti, partite scadute, ultime offerte | Prima di ogni appuntamento | Agenti, area manager | Basso. Ogni agente vede solo i propri clienti: lo decidono i permessi del gestionale, non l’assistente. |
| 6. Clienti che comprano meno | Fatturato per cliente confrontato con lo stesso periodo dell’anno prima | Ogni mese | Responsabile commerciale | Basso. La soglia di calo la decide una persona; l’elenco suggerisce chi chiamare, non contatta nessuno. |
Per acquisti e magazzino
| Automazione | Dati dal gestionale | Quando | Chi la usa | Rischio e controllo umano |
|---|---|---|---|---|
| 7. Proposta di riordino sotto scorta | Giacenze, scorta minima, impegnato e ordinato, tempi di consegna dei fornitori, consumi | Ogni giorno o ogni settimana | Buyer | Alto se diventa un ordine. Si parte con una proposta in Excel; la bozza d’ordine nel gestionale arriva dopo, con approvazione. Funziona solo se le scorte minime sono aggiornate. |
| 8. Solleciti ai fornitori in ritardo | Ordini fornitore aperti, date di consegna confermate, entrate merce | Ogni settimana | Buyer | Medio. Una bozza di email per fornitore, con righe e date; il buyer la rilegge e la invia. |
| 9. Articoli fermi o a bassa rotazione | Movimenti di magazzino, giacenze, valore a costo | Ogni mese o trimestre | Magazzino, amministrazione | Basso. Prima di svalutare o rendere, una persona verifica le eccezioni: ricambi, scorte di sicurezza, articoli a commessa. |
Per amministrazione e credito
| Automazione | Dati dal gestionale | Quando | Chi la usa | Rischio e controllo umano |
|---|---|---|---|---|
| 10. Solleciti degli scaduti in bozza | Scadenzario clienti, partite aperte, incassi registrati, note sulle contestazioni | Ogni settimana | Ufficio crediti | Alto per il rapporto con il cliente: sollecitare chi ha già pagato o ha una contestazione aperta. Si escludono le partite contestate, si controllano gli incassi del giorno, si invia a mano. |
| 11. Previsione di cassa a otto settimane | Scadenze clienti e fornitori, effetti e RiBa, rate di finanziamento, stipendi se registrati | Ogni settimana | Amministrazione, titolare | Medio: un incasso atteso non è un incasso. Le ipotesi, come i clienti che pagano sempre in ritardo, sono scritte nel file e decise da una persona. |
| 12. Fatture fornitori confrontate con ordini e DDT | Fatture passive ricevute, ordini fornitore, documenti di trasporto ed entrate merce | Ogni giorno | Contabilità fornitori | Medio. L’assistente segnala differenze di prezzo o quantità; registrazione e contestazione restano a chi le fa oggi. |
Prepara le bozze dei solleciti per i clienti con scaduti oltre 30 giorni. Escludi le partite in contestazione.
Ho preparato 2 bozze, per un totale di 15.200 €. Beta Spa è esclusa perché ha una contestazione aperta. Prima di inviare, controlla gli incassi registrati oggi.
| Alfa Srl | 3 fatture · 12.900 € · bozza pronta |
|---|---|
| Beta Spa | esclusa · contestazione aperta |
| Delta Srl | 1 fattura · 2.300 € · bozza pronta |
Fonte: scadenzario clienti · sola lettura · bozze non inviate
Per la produzione
| Automazione | Dati dal gestionale | Quando | Chi la usa | Rischio e controllo umano |
|---|---|---|---|---|
| 13. Ordini di produzione in ritardo | Ordini di produzione, avanzamento, date promesse ai clienti | Ogni giorno | Responsabile di produzione, programmazione | Basso. Vale quanto l’avanzamento registrato: se le dichiarazioni arrivano a fine settimana, anche l’elenco arriva in ritardo. |
| 14. Mancanti per la prossima settimana | Distinte base, ordini pianificati, giacenze, ordini fornitore aperti | Ogni settimana | Programmazione, acquisti | Medio: una distinta base non aggiornata dà mancanti sbagliati. Il report indica quale versione della distinta ha usato. |
| 15. Costo consuntivo contro costo standard | Ore e materiali consuntivati, costi standard, commesse chiuse | A ogni chiusura di commessa, o ogni mese | Controllo di gestione | Medio: imputazioni incomplete falsano il confronto. Si analizzano solo commesse chiuse e quadrate. |
Molte di queste partono da domande che si fanno già a voce in ufficio. Le domande singole, dieci per ruolo con i dati necessari, sono raccolte nelle 50 domande da fare al gestionale.
Da quali tre partire?
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Scegli quello che si ripete
Un compito che qualcuno fa ogni settimana, sempre allo stesso modo, è un candidato migliore di un’analisi che si fa due volte l’anno.
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Parti dai dati di cui ti fidi
Fatturato, scadenzario e ordini sono di solito affidabili; scorte minime, distinte base e avanzamento di produzione spesso no. Prima si sistema il dato, poi si automatizza.
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Resta ai livelli 1 e 2
Risposte e documenti non toccano il gestionale: se un numero è sbagliato, lo correggi senza aver fatto danni. Le bozze vengono dopo, le scritture per ultime.
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Dai un nome al responsabile
Ogni automazione ha una persona che approva il risultato e lo segnala quando qualcosa non torna. Senza un responsabile, nessuno se ne accorge.
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Misura il tempo prima di iniziare
Quante ore servono oggi per quel report o quei solleciti, e chi ci lavora. Senza questo numero non saprai mai se l’automazione è servita.
Cosa non automatizzare, almeno all’inizio
- Invii a clienti e fornitori senza approvazione. Una bozza sbagliata si corregge; un’email partita no.
- Registrazioni contabili e adempimenti fiscali. L’assistente può preparare controlli e quadrature; la registrazione resta a chi ne risponde oggi.
- Decisioni sul credito, come il blocco delle consegne a un cliente: l’assistente segnala, una persona decide.
- Dati del personale, come stipendi e valutazioni: si trattano a parte, con permessi dedicati e una valutazione di impatto se serve. Ne parliamo nella pagina sulla sicurezza.
Perché qui non trovi percentuali di risparmio
Perché non le conosciamo, e nessuno le conosce prima di aver visto come lavora la tua azienda. Il tempo che un’automazione libera dipende da quanto ne richiede oggi quel compito, da quante persone lo fanno e da quanto sono puliti i dati. L’unico numero serio è quello che misuri tu, sulle stesse attività, prima e dopo. Nel programma pilota questa misura è parte del lavoro: guardiamo dove il team perde tempo a cercare dati, prima di iniziare e alla fine.
Come lavoriamo
Colleghiamo il gestionale (anche AS/400 o software fatto in casa) all’assistente che usate già, con accesso personale e sola lettura di serie. Le prime automazioni sono risposte e documenti; le bozze e le scritture si attivano solo su richiesta, con un passaggio di approvazione. L’elenco dei sistemi che colleghiamo è nella pagina dei connettori.